Hoe zit het met btw over je reiskosten?

De belangrijkste regels op een rij:

1. Wanneer je reiskosten factureert ben je verplicht hierover aangifte te doen
2. Zakelijke reiskosten zijn ook bedrijfskosten en kun je als aftrekpost opgeven
3. Of je nu rijdt, fietst of loopt: je mag € 0.19 per kilometer aftrekken
4. Woon-werkverkeer telt niet mee als zakelijke kilometers
5. Voor het openbaar vervoer geldt nu 9% btw, dit moet je zelf uitrekenen

We gaan hier graag wat dieper op in:

1. Wanneer je reiskosten factureert ben je verplicht hierover aangifte te doen

Wanneer je reiskosten doorberekent aan de klant ziet de Belastingdienst dit als omzet. Dit betekent dat je 21% btw berekent aan jouw klant en in de btw-aangifte dus ook 21% btw moet afdragen. De hoogte van de reiskosten (en/of reistijd) die je doorberekent bepaal je zelf. De meeste zzp’ers en ondernemers houden €0.19 per kilometer aan, maar er zit geen minimum of maximum aan. Het bedrag van €0.19 is vaak niet kostendekkend: door benzinekosten, afschrijving op je auto, wegenbelasting, verzekeringskosten, onderhoud en ook parkeerkosten kom je in de praktijk veel hoger uit. Ook maakt het voor de Belastingdienst niet uit of je de reiskosten apart benoemd of kiest voor een totaalbedrag. Dit kun je dus zelf afstemmen met je opdrachtgever!

Let op: bereken over de zakelijke reiskosten en/of reistijd hetzelfde btw-tarief als de geleverde producten en/of diensten. Over het algemeen is dit 21%.

2. Zakelijke reiskosten zijn ook bedrijfskosten en kun je als aftrekpost opgeven

Naast de kosten die je maakt voor inkoop, personeel, kantoorbenodigdheden en meer, zijn reiskosten ook aftrekposten. Alle zakelijke kilometers die je rijdt, kosten die je maakt voor gebruik van de bus, tram, metro of trein, en het gebruik van een ov-fiets, kun je dus als aftrekposten opgeven bij de inkomstenbelasting. 

3. Of je nu rijdt, fietst of loopt: je mag € 0.19 per kilometer aftrekken

Alle zakelijke kilometers die je met je eigen auto, scooter, fiets of zelfs lopend aflegt, kun je voor €0.19 per kilometer aftrekken van je inkomstenbelasting (dit bedrag staat wel vast). Zorg hiervoor dat je een duidelijke rittenregistratie bijhoudt, met vermelding van het start- en eindpunt, het daaruit volgende aantal kilometers en de datum. 

Let op: als je een omweg maakt vanwege privéredenen, zoals het wegbrengen van je partner naar het station, mag je deze extra kilometers niet meetellen. 

4. Woon-werkverkeer telt niet mee als zakelijke kilometers

Het rijden van huis naar kantoor mag niet opgegeven worden als zakelijke kilometers en dus ook niet meegenomen worden als aftrekpost. Als je als zzp’er thuis werkt maakt dit geen verschil. Woon je verder van kantoor? Dan kan het verstandig zijn om niet te ver van huis te werken. Werknemers kun je als ondernemer tot maximaal €0.19 per kilometer vergoeden voor woon-werkverkeer. Staat de auto op naam van het bedrijf? Dan gelden er aanvullende regels over de btw en het privé-gebruik van de auto. Twijfel je nog of je een auto zakelijk of privé moet kopen? Lees dan hier verder. 

Let op: als je als zzp’er langdurig bij een opdrachtgever op kantoor werkt kan de Belastingdienst dit ook zien als woon-werkverkeer.

5. Voor het openbaar vervoer geldt nu 9% btw, dit moet je zelf uitrekenen

Als je met de bus, tram, metro of trein reist kun je de betaalde btw terugvragen. Het exacte btw-bedrag moet je soms zelf uitrekenen, omdat dit niet vermeld wordt op je treinkaartje of in je ov-chipkaartaccount. Sinds 1 januari 2019 geldt voor het openbaar vervoer en een ritje met de taxi een btw-tarief van 9%. Daarvoor werd gerekend met 6%. Zorg dat je dit goed bijhoudt: de Belastingdienst kan tot zeven jaar na dato nog de vervoersbewijzen opvragen.

Tip: geen zin in gedoe met bonnetjes? Gebruik dan een mobiliteitspas zodat al je zakelijke reiskosten op één btw-factuur staan. 

Zo bereken je zelf de hoogte van het btw-bedrag: een treinkaartje inclusief 9% btw kost bijvoorbeeld €20,-. Deel dit bedrag door 109 en vermenigvuldig met 100. Dus: €20,- / 109 x 100 = €18.35. De btw is dan €20,- - € 18.35 = €1.65. 

Het bedrag zonder btw (€18.35) mag je doorbelasten aan de opdrachtgever. Hier moet je dan weer 21% btw bij optellen. Hierdoor lijkt het alsof je erop verdient: 21% btw is meer dan 9% btw. Maar helaas: je draagt net zoveel af als dat je betaalt of ontvangt, dus netto komt het op hetzelfde neer.

Let op: op vliegtickets zit geen btw. Je geeft de kosten voor je zakelijke vliegreis wel op bij de inkomstenbelasting maar rekent dus geen btw bij de btw-aangifte.

Maak het makkelijk met een tank- of mobiliteitspas

Heb je geen zin in gedoe met bonnetjes of ben je bang om ze kwijt te raken? Gebruik dan een tankpas of een mobiliteitspas zodat al je zakelijke reiskosten op één overzichtelijke factuur verzameld worden.