Kennisbank

Lees hier het laatste mobiliteits nieuws

Hoe werkt een tankpas bij salarisadministratie en laadkosten?

Artikelen in categorie

Wat is een tankpas en waarom is deze handig voor salarisadministratie

Een tankpas is een vooraf geladen kaart die jij en je medewerkers gebruiken voor brandstof en soms laadkosten. In de praktijk stroomlijn je hiermee de administratie: elke aankoop wordt direct gekoppeld aan de medewerker, de afdeling en het project waar hij of zij aan werkt. Daardoor verdwijnen losse bonnetjes en handmatige onkostendeclaraties. Een tankpas kan bovendien naadloos gekoppeld worden aan jouw salarissoftware, zodat kosten automatisch verwerkt worden op loonstroken of verrekend worden als reiskosten. Je krijgt helder inzicht in alle uitgaven, fouten worden voorkomen en je hebt meer controle over wat er wordt uitgegeven. Zo verhoog je transparantie, efficiency en compliance zonder extra administratieve rompslomp.

Zo werken tankpassen voor laadkosten en brandstof

Wanneer jij een tankpas gebruikt, registreert elke aankoop automatisch waar en door wie het is gedaan. Brandstof, diesel en benzine maar ook laadkosten voor elektrische voertuigen vallen onder één kaart. De beheeromgeving laat je per medewerker, voertuig en project zicht houden op uitgaven, zodat je per maand snel inzicht krijgt in afdelingskosten en kilometerbeleid. De data koppel je moeiteloos aan jouw salarisadministratie, zodat correcties of vergoedingen automatisch aansluiten op loonstroken. Zo voorkom je dat medewerkers uit eigen zak moeten bijpassen en beperk je verspilling door ongecontroleerde uitgaven. Met geavanceerde regels kun je expiraties, limieten en splitsingen instellen, zodat elke transactie voldoet aan jouw beleid en fiscale richtlijnen.

Voordelen voor jouw salarisadministratie

De grootste winst haal je uit betere controle, minder administratief werk en snellere verwerking. Doordat uitgaven gekoppeld worden aan personen en projecten, zie je direct welke afdelingen over- of onderbudgetteren. Payroll-koppelingen zorgen ervoor dat vergoedingen en loonmutaties kloppen zonder handmatige correcties. Real-time data maakt audits eenvoudiger en minder foutgevoelig, wat voorkomt dat kosten achteraf moeten worden gecorrigeerd. Daarnaast reduceren automatische rapporten het papierwerk en verbeteren ze de naleving van intern beleid en externe regels. Door duidelijke regels en limieten hou je het kostenplaatje overzichtelijk, wat rust geeft in jouw salarisadministratie.

Praktische stappen om te starten

Zo begin je met een tankpas in jouw organisatie: bepaal het bereik (welke voertuigen en welke kosten vallen onder brandstof en laadkosten). Kies daarna een leverancier die naadloos integreert met jouw salarissoftware en boekhouding. Definieer regels voor limieten, autorisaties en kostenplaatsen per medewerker. Zet een proeffase op met één team en twee voertuigen. Train medewerkers in het gebruik en in het aanleveren van juiste gegevens. Houd de eerste maanden nauwlettend toezicht op uitgaven en pas beleid aan op basis van concrete inzichten. Zo vergroot je adoptie, minimaliseer je afwijkingen en realiseer je een soepele salarisadministratie.Wil je direct ontdekken welke tank- of laadpassen het beste aansluiten bij jouw organisatie? Tankpas vergelijken.

Artikelen in categorie

Ready to MoveMove? Let's go!

Ervaar binnen twee (werk)dagen het gemak van MoveMove.
movemove 20pas 20mockup 402x