In dit artikel
- Fout 1: Geen centraal overzicht van passen en uitgaven
- Fout 2: Uitgaven worden niet in real-time gesynchroniseerd
- Fout 3: Kosten niet toegewezen aan de juiste kostenplaatsen
- Fout 4: Geen duidelijk beleid of goedkeuringsworkflow
- Fout 5: Gebrek aan fraudepreventie en meldingen
- Fout 6: Verlopen kaarten of ontbrekende documenten
- Fout 7: Gebrek aan integratie met boekhouding en ERP
- Fout 8: Onvoldoende of onregelmatige rapportages
- Fout 9: Onvoldoende training van chauffeurs en medewerkers
- Fout 10: Geen periodieke reconciliatie en auditing
Artikelen in categorie
- Wat is een tankpas en hoe werkt het in je administratie?
- Nieuwe auto op de zaak privé
- Deze autokosten zijn aftrekbaar
- Waarom een tankpas handiger is dan bonnetjes bewaren
- De voordelen van een bestelauto met grijs kenteken
- Hoe verwerk je tankpasbetalingen in je boekhouding?
- Welke gegevens krijg je op een tankpasoverzicht?
- Hoe helpt een tankpas bij btw-teruggave?
- Wat zijn de fiscale voordelen van een tankpas?
- Hoe werkt de administratieplicht met een tankpas?
- Tankpas of zakelijke creditcard: wat is beter voor je administratie?
- Hoe lang moet je tankpas-administratie bewaren?
- Administratievoordelen van een tankpas voor zzp’ers
- Hoe bespaar je tijd als zzp’er met een tankpas?
- Hoe helpt een tankpas bij de ritten- en kilometerregistratie?
- Tankpas en administratie voor het mkb: zo werkt het
- Hoe gebruik je een tankpas bij meerdere werknemers?
- Hoe hou je overzicht bij wagenparkadministratie met een tankpas?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij leaseauto’s?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij poolauto’s?
- Hoe gebruik je een tankpas bij privé- en zakelijk rijden?
- Hoe koppel je tankpasgegevens aan je personeelsadministratie?
- Hoe verwerk je tankpas-transacties in de salarisadministratie?
- Hoe geef je medewerkers een eigen tankpas en hou je controle?
- Hoe werkt een tankpas met budgetten per werknemer?
- Hoe helpt een tankpas bij het declaratieproces van werknemers?
- Hoe werkt een tankpas bij secundaire arbeidsvoorwaarden?
- Administratie bij verlies of diefstal van een tankpas
- Hoe werkt tankpasadministratie voor uitzendkrachten?
- Hoe werkt tankpasadministratie voor tijdelijke medewerkers?
- Hoe werkt de administratie van tankpassen in het onderwijs?
- Hoe werkt tankpasgebruik in gemeentelijke administratie?
- Hoe koppel je een tankpas aan je boekhoudsoftware?
- Welke boekhoudpakketten ondersteunen tankpassen?
- Hoe werkt automatische btw-aftrek met een tankpas?
- Hoe werkt digitale administratie met een tankpas?
- Hoe werkt een tankpas met administratieve apps?
- Hoe helpt een tankpas bij automatisering van je boekhouding?
- Hoe importeer je tankpasgegevens in Excel?
- Hoe werkt administratie in de cloud met tankpassen?
- Hoe integreer je tankpasadministratie met salarissoftware?
- Hoe koppel je meerdere tankpassen aan één administratie?
- 10 veelgemaakte fouten bij tankpasadministratie
- Hoe bespaar je tijd met je administratie dankzij een tankpas?
- Hoe hou je je tankpasadministratie overzichtelijk?
- Hoe bereid je je administratie met tankpasgegevens voor op een audit?
- Hoe combineer je tankpasadministratie met andere zakelijke kosten?
- Hoe kies je de beste tankpas voor je administratie?
- Hoe werkt administratie bij internationale tankpassen?
- Hoe gebruik je een tankpas voor zowel brandstof als parkeren in de administratie?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij elektrisch laden?
- De toekomst van administratie: digitalisering en tankpassen
Fout 1: Geen centraal overzicht van passen en uitgaven
Je voert uitgaven voor tank- en laadpassen soms in verschillende systemen en spreadsheets, waardoor je geen helder overzicht hebt van wie welke kaart gebruikt en wat er precies is uitgegeven. Dit leidt tot dubbele facturen, verloren kaarten en onduidelijke kostenplaatsallocaties. Oplossen doe je door één centraal systeem te gebruiken waar alle passen en uitgaven in real-time aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Stel duidelijke toegangsrechten in en koppel elke transactie aan een kostenplaats en leverancier zodat je altijd een eenduidig beeld hebt.Fout 2: Uitgaven worden niet in real-time gesynchroniseerd
Wanneer transacties pas later verschijnen in je boekhouding, ontstaan budgetoverschrijdingen en vertraagde reconciliaties. Real-time synchronisatie voorkomt verrassingen en maakt snelle bijsturing mogelijk. Zorg voor automatische import of API-koppelingen met je boekhoud- of ERP-systeem en stel waarschuwingen in bij afwijkingen. Zo houd je het financiële plaatje continu op koers en vermijd je handmatige fouten.Fout 3: Kosten niet toegewezen aan de juiste kostenplaatsen
Geldeenheden en brandstoftarieven lopen soms door elkaar zonder duidelijke toewijzing aan de juiste afdeling of project. Dit scheelt later in rapportages en kan leiden tot onjuiste begrotingen. Creëer duidelijke categorieën en koppel elke kaart aan een kostencentrum en projectcode. Controleer maandelijks of de toewijzingen logisch blijft en pas waar nodig aan.Fout 4: Geen duidelijk beleid of goedkeuringsworkflow
Zonder een vast beleid kunnen medewerkers onbevoegd winkelen of onnodige extra’s maken. Een helder spend policy, inclusief goedkeurings-stappen en limieten per gebruiker, voorkomt onnodige kosten. Automatiseer goedkeuringen waar mogelijk en houd een audittrail bij. Zo blijft de uitgavencontrole consistent en transparant.Fout 5: Gebrek aan fraudepreventie en meldingen
Onregelmatige of uitzonderlijke transacties kunnen wijzen op fraude of misbruik. Ontzie dit door set alerts in te stellen voor afwijkende bedragen, vreemde locaties of herhaalde transacties bij dezelfde leverancier. Regelmatige controles en periodieke samples verkleinen risico’s en beschermen je marge. Houd ook kaart- en pasverlopen in de gaten om kwetsbaarheden te verminderen.Fout 6: Verlopen kaarten of ontbrekende documenten
Verlopen kaarten of ontbrekende chauffeursdocumenten zorgen voor administratieve rommel en vertragingen bij het afhandelen van uitgaven. Zorg voor automatische meldingen bij vernieuwingen en houd een up-to-date documentatiebestand. Verifieer regelmatig of alle bestuurders correct zijn gekoppeld aan een kaart en of alle benodigde documenten aanwezig zijn.Fout 7: Gebrek aan integratie met boekhouding en ERP
Losse exports en handmatige imports remmen efficiëntie en verhogen de kans op fouten. Integreer tank- en laadpassen naadloos met de boekhouding en ERP-systemen die je gebruikt. Gebruik gestandaardiseerde exportformaten en API-koppelingen, zodat transacties automatisch op de juiste grootboekrekeningen belanden en je slimmer kunt boeken.Fout 8: Onvoldoende of onregelmatige rapportages
Zonder frequente en inzichtelijke rapportages mis je trends en besparingskansen. Bouw dashboards die real-time overzicht geven van uitgaven per chauffeur, kaart en brandstoftype. Lever periodieke samenvattingen op maat voor financiën, operations en compliance. Heldere rapportages maken het mogelijk tijdig bijsturen en kostenbewust gedrag.Fout 9: Onvoldoende training van chauffeurs en medewerkers
Medewerkers kunnen onbewust kostendragers worden als ze niet weten hoe kaartbeheer of autorisatie werkt. Investeer in korte trainingen over verantwoord kaartgebruik, policy en meldingsprocedures. Bied praktische checklists en wachtrijen voor goedkeuring aan zodat iedereen weet wat wel en niet mag uitgeven en hoe het systeem werkt.Fout 10: Geen periodieke reconciliatie en auditing
Zonder regelmatige reconciliaties stapelt de reconstrucie op en komt afwijkingen pas veel later aan het licht. Plan maandelijkse audits, controleer facturen tegen transacties en controleer op onverklaarbare uitgaven. Documenteer afwijkingen en neem corrigerende acties direct, zodat je kosten transparant en accuraat blijven.Bekijk en vergelijk tank- of laadpassen op Tankpas.com.In dit artikel
- Fout 1: Geen centraal overzicht van passen en uitgaven
- Fout 2: Uitgaven worden niet in real-time gesynchroniseerd
- Fout 3: Kosten niet toegewezen aan de juiste kostenplaatsen
- Fout 4: Geen duidelijk beleid of goedkeuringsworkflow
- Fout 5: Gebrek aan fraudepreventie en meldingen
- Fout 6: Verlopen kaarten of ontbrekende documenten
- Fout 7: Gebrek aan integratie met boekhouding en ERP
- Fout 8: Onvoldoende of onregelmatige rapportages
- Fout 9: Onvoldoende training van chauffeurs en medewerkers
- Fout 10: Geen periodieke reconciliatie en auditing
Artikelen in categorie
- Wat is een tankpas en hoe werkt het in je administratie?
- Nieuwe auto op de zaak privé
- Deze autokosten zijn aftrekbaar
- Waarom een tankpas handiger is dan bonnetjes bewaren
- De voordelen van een bestelauto met grijs kenteken
- Hoe verwerk je tankpasbetalingen in je boekhouding?
- Welke gegevens krijg je op een tankpasoverzicht?
- Hoe helpt een tankpas bij btw-teruggave?
- Wat zijn de fiscale voordelen van een tankpas?
- Hoe werkt de administratieplicht met een tankpas?
- Tankpas of zakelijke creditcard: wat is beter voor je administratie?
- Hoe lang moet je tankpas-administratie bewaren?
- Administratievoordelen van een tankpas voor zzp’ers
- Hoe bespaar je tijd als zzp’er met een tankpas?
- Hoe helpt een tankpas bij de ritten- en kilometerregistratie?
- Tankpas en administratie voor het mkb: zo werkt het
- Hoe gebruik je een tankpas bij meerdere werknemers?
- Hoe hou je overzicht bij wagenparkadministratie met een tankpas?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij leaseauto’s?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij poolauto’s?
- Hoe gebruik je een tankpas bij privé- en zakelijk rijden?
- Hoe koppel je tankpasgegevens aan je personeelsadministratie?
- Hoe verwerk je tankpas-transacties in de salarisadministratie?
- Hoe geef je medewerkers een eigen tankpas en hou je controle?
- Hoe werkt een tankpas met budgetten per werknemer?
- Hoe helpt een tankpas bij het declaratieproces van werknemers?
- Hoe werkt een tankpas bij secundaire arbeidsvoorwaarden?
- Administratie bij verlies of diefstal van een tankpas
- Hoe werkt tankpasadministratie voor uitzendkrachten?
- Hoe werkt tankpasadministratie voor tijdelijke medewerkers?
- Hoe werkt de administratie van tankpassen in het onderwijs?
- Hoe werkt tankpasgebruik in gemeentelijke administratie?
- Hoe koppel je een tankpas aan je boekhoudsoftware?
- Welke boekhoudpakketten ondersteunen tankpassen?
- Hoe werkt automatische btw-aftrek met een tankpas?
- Hoe werkt digitale administratie met een tankpas?
- Hoe werkt een tankpas met administratieve apps?
- Hoe helpt een tankpas bij automatisering van je boekhouding?
- Hoe importeer je tankpasgegevens in Excel?
- Hoe werkt administratie in de cloud met tankpassen?
- Hoe integreer je tankpasadministratie met salarissoftware?
- Hoe koppel je meerdere tankpassen aan één administratie?
- 10 veelgemaakte fouten bij tankpasadministratie
- Hoe bespaar je tijd met je administratie dankzij een tankpas?
- Hoe hou je je tankpasadministratie overzichtelijk?
- Hoe bereid je je administratie met tankpasgegevens voor op een audit?
- Hoe combineer je tankpasadministratie met andere zakelijke kosten?
- Hoe kies je de beste tankpas voor je administratie?
- Hoe werkt administratie bij internationale tankpassen?
- Hoe gebruik je een tankpas voor zowel brandstof als parkeren in de administratie?
- Hoe werkt tankpasadministratie bij elektrisch laden?
- De toekomst van administratie: digitalisering en tankpassen
